一、邮件合并

Word2016提供了强大的邮件合并功能，该功能具有极佳的实用性和便捷性。如果希望批量创建一组文档,例如寄给多个客户的套用信函,就可以使用邮件合并功能来实现。

利用“邮件合并”功能可以批量创建信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录$2打印出来或保存在单个Word文档中的姓名、地址或其他信息的列表$3等文档。

邮件合并过程比较复杂，需要首先了解与之相关的一些基本概念以及基本的操作流程。

（一）什么是邮件合并

Word的邮件合并可以将一个主文档与一个数据源结合起来，最终生成一系列输出文档。一般要完成一个邮件合并任务,需要包含主文档、数据源、合并文档几个部分。因此，在进行邮件合并之前，首先需要明确以下几个基本概念。

1.主文档

主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”。其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如信件的信头、主体以及落款等。另外还有一系列指令$2称为合并域$3，用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。

2.数据源

数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通信地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。Word的邮件合并功能支持很多类型的数据源，其中主要包括下列几类数据源：

• Microsoft Office地址列表  在邮件合并过程中，“邮件合并”任务窗格提供了创建简单的“Office地址列表”的机会，必要时可以在新建的列表中填写收件人的姓名和地址等相关信息。此方法最适用于不经常使用的小型、简单列表。

• Microsoft Word数据源  可以使用某个Word文档作为数据源。该文档应该只包含1个表格，该表格的第1行必须用手存放标题行，其他行必须包含邮件合并所需要的数据记录。

• Microsoft Excel工作表  可以从工作簿内的任意工作表或命名区域选择数据。

• Microsoft Outlook联系人列表可以在“Outlook联系人列表”中直接检索联系人信息。

• Microsoft Access数据库在Access中创建的数据库。

• HTML文件  使用只包含1个表格的HTML文件。表格的第1行必须用于存放标题行，其他行则必须包含邮件合并所需要的数据记录。

3.邮件合并的最终文档

邮件合并的最终文档是一份可以独立存储或输出的Word文档，其中包含了所有的输出结果。最终文档中有些文本内容在每份输出文档都是相同的，这些相同的内容来自主文档；而有些会随着收件人的不同而发生变化,这些变化的内容来自数据源。

邮件合并功能将主文档和数据源合并在一起,形成一系列的最终文档。数据源中有多少条记录，就可以生成多少份最终结果。

（二）邮件合并的基本方法

邮件合并的基本流程是：创建主文档→选择数据源→插入域→合并生成结果。通常可以通过Word提供的邮件合并向导来完成这一流程，熟悉该功能的人也可以直接创建邮件合并文档，后者更具灵活性。

1.通过邮件合并向导创建

具体操作步骤如下：

①启动Word，或者打开一个空白的Word文档作为主文档。

②打开功能区的“邮件”选项卡，单击“开始邮件合并”组中的“邮件合并分步向导”按钮。

③从弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导”命令,打开“邮件合并”任务窗格，同时进入“邮件合并分步向导”的第1步。（图1）邮件合并向导共包含6步。

图1 打开“邮件合并”任务窗格

④在“选择文档类型”区域中，选择一个希望创建的输出文档的类型。

⑤单击“下一步：正在启动文档”超链接,进入“邮件合并分步向导”的第2步，在 “选择开始文档”选项区域中确定邮件合并的主文档，可以使用当前打开的文档，也可以选择一个已有的文档或根据模板新建一个文档。（图2）

图2 选择开始文档

⑥接着单击“下一步：选取收件人”超链接，进入“邮件合并分步向导”的第3步，在“选择收件人”选项区域中确定邮件合并的数据源，可以使用事先准备好的列表，也可以新建一个数据源列表（图3）。

图3 选取收件人

⑦确定了数据源之后，单击“下一步：撰写信函”超链接，进入“邮件合并分步向导”的第4步。对主文档进行编辑修改，并通过插入合并域的方式向主文档中适当的位置插入数据源中的信息。单击“其他项目”超链接可打开“插入合并域”对话框（图4）。

图4 撰写信函

⑧单击“下一步：预览信函”超链接，进入“邮件合并分步向导”的第5步。此处可以查看最终输出的合并结果（图5）。

图5 预览信函

⑨预览并处理输出文档后，单击“下一步：完成合并”超链接，进入“邮件合并分步向导”的最后一步。在“合并”选项区域中，可以根据实际需要选择单击“打印”或“编辑单个信函”超链接以文件形式生成并保存合并结果，然后再确定是否打印。

⑩最后需要对主文档和合并结果文档分别进行保存，需要时可对合并结果文档进行打印。

2.直接进行邮件合并

利用向导进行邮件合并的过程比较繁琐，适合不太熟悉邮件合并程序的新手使用。当对邮件合并流程熟练掌握后，可以直接进行邮件合并。

①首先，准备好数据源文件，并编辑完成主文档中的固定内容及进行保存。

②在Word中打开主文档，从“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”按钮。

③选择“使用现有列表—浏览”命令，在弹出的“选取数据源”对话框中选择数据源文件。也可以选择“键入新列表”重新创建数据源。

④单击“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”按钮，打开“邮件合并收件人”对话框。在该对话框中可以对数据源列表进行排序、筛选等操作，以确定最后参与合并的收件人记录。设置完毕后单击“确定”按钮退出。

⑤在主文档中定位光标到需要插入数据源信息的位置。

⑥在“邮件”选项卡上单击“编写和插入域”组中的“插人合并域”按钮，从下拉列表中选择插入的域名

⑦在“邮件”选项卡上单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，从打开的下拉列表中选择合并结果输出方式。

⑧如果选择了“编辑单个文档”，则可对形成的合并结果文档进行保存，同时需要保存主文档。

3.设置邮件合并规则

在进行邮件合并时，可能需要设置一些条件来对最终的合并结果进行控制，例如只输出某些符合条件的记录等。在邮件合并时设置合并规则的方法如下：

①在主文档中插入合并域后，在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中单击“规则”按钮。

②在打开的规则下拉列表中，单击某一命令，进行规则设置即可。其中：

• 选择“如果…那么…否则…”命令，可以设置显示条件以控制输入文档的显示信息。

• 选择“跳过记录条件”，则可设置符合指定条件的那些记录在合并结果中显示并输出。

二、在文档中添加引用内容

（一）插入脚注和尾注

脚注和尾注一般用于在文档和书籍中显示引用资料的来源，或者用于输入说明性或补充性的信息。脚注位于当前页面的底部或指定文字的下方，而尾注则位于文档的结尾处或者指定节的结尾。脚注和尾注均通过一条短横线与正文隔开。二者均包含注释文本，该注释文本位于页面的结尾处或文档的结尾处，且都比正文文本的字号小一些。

在文档中插入脚注或尾注的操作步骤如下：

①在文档中选择需要添加脚注或尾注的文本，或者将光标置于文本的右侧。

②在功能区的“引用”选项卡上，单击“脚注”选项组中的“插入脚注”按钮，即可在该页面的底端加入脚注区域；单击“插入尾注”按钮，即可在文档的结尾加入尾注区域。

③在脚注或尾注区域中输入注释文本。

④单击“脚注”选项组右下角的“对话框启动器”按钮，打开“脚注和尾注”对话框，可对脚注或尾注的位置、格式及应用范围等进行设置（图6）。

图6 “脚注和尾注”对话框

当插入脚注或尾注后，不必向下滚到页面底部或文档结尾处，只需将鼠标指针停留在文档中的脚注或尾注引用标记上，注释文本就会出现在屏幕提示中。

（二）插入题注并在文中引用

题注是一种可以为文档中的图表、表格、公式或其他对象添加的编号标签，如果在文档的编辑过程中对题注执行了添加、删除或移动操作，则可以一次性更新所有题注编号，而不需要再进行单独调整。

1.插入题注

在文档中定义并插入题注的操作步骤如下：

①在文档中定位光标到需要添加题注的位置。例如一张图片下方的说明文字之前。

②在“引用”选项卡上，单击“题注”选项组中的“插入题注”按钮，打开“题注”对话框（图7）。

图7 “题注”对话框

③在“标签”下拉列表中，根据添加题注的不同对象选择不同的标签类型。

单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话框，在“格式”下拉列表中可重新指定题注编号的格式。如果选中“包含章节号”复选框，则可以在题注前自动增加标题序号（该标题应已经应用了内置的标题样式$3。单击“确定”按钮完成编号设置。

⑤单击“题注”对话框中的“新建标签”按钮，打开 “新建标签”对话框，在“标签”文本框中输入新的标签名称后，单击“确定”按钮。

⑥所有的设置均完成后单击“确定”按钮，即可将题注添加到相应的文档位置。

2.交叉引用题注

在编辑文档过程中，经常需要引用已插入的题注。

在文档中引用题注的操作方法是：

①首先在文档中应用标题样式、插入题注,然后将光标定位于需要引用题注的位置。

②在“引用”选项卡上，单击“题注”选项组中的“交叉引用”按钮，打开“交叉引用”对话框（图8）。

图8 “交叉引用”对话框

③在该对话框中，选择引用类型、设定引用内容，指定所引用的具体题注。

④单击“插入”按钮，在当前位置插入引用，单击“关闭”按钮退出对话框。

交叉引用是作为域插入到文档中的，当文档中的某个题注发生变化后，只需进行一下打印预览，文档中的其他题注序号及引用内容就会随之自动更新。